재무 데이터 보호·거버넌스

재무 데이터를 누가 열어볼 수 있는가

여덟 개의 칸, 답은 우리 회사가 정한다. 권한·로그·보존·위탁을 같은 줄에 놓고 보는 기준.

접근 권한

입력·조회·승인을 층으로 나누고 금액 기준 승인선을 둔다.

3층 구조

감사 로그

생성·수정·승인 이력이 조회되고 내보내기 가능해야 한다.

이력 보존

보존 기간

세법·상법 기준이 기본값인지, 만료 자료 처리 절차가 있는지.

법정 기준

외부 위탁

서버 위치, 백업 위치, 운영 인력 접근 범위를 계약서에 남긴다.

문서 확인

백업·복구

주기, 복구 소요 시간, 전체·부분 복구 범위를 미리 묻는다.

사고 대비

권한 변경

입·퇴사 시 권한 회수 절차와 이력이 시스템에 남아야 한다.

생애주기

전자세금계산서

발행·수정 권한을 재무 담당과 분리할 수 있는지 확인한다.

권한 분리

펌뱅킹 계좌

이체 승인 권한과 잔액 조회 권한을 따로 두는 편이 안전하다.

승인 분리

도입 검토의 출발점

나중에 바꾸기 어려운 항목부터 본다

회계 시스템을 고를 때 기능 목록은 잘 보면서 권한 구조는 뒤로 미루는 경우가 많습니다. 하지만 감사 로그와 보존 정책은 도입 후에 바꾸기 어렵습니다. 이 페이지는 접근 권한, 감사 로그, 보존 기간, 외부 위탁, 백업과 복구를 내부 통제 관점에서 정리합니다. 제품을 비교할 때 이 항목들을 같은 줄에 놓고 보라는 뜻입니다.

아래 일곱 항목은 제품 비교표에서 잘 다루지 않는 것들입니다. 각 항목마다 도입 문의 시트에 넣을 질문과, 답변을 어떤 형태로 받아야 하는지를 함께 적었습니다. 정답은 제품마다 다르고, 회사마다 다릅니다.

접근 권한 관리

접근 권한을 나누는 기준

재무 데이터 권한은 보통 세 층으로 나뉩니다. 입력, 조회, 승인. 이 세 층이 시스템 안에서 실제로 분리되는지가 첫 질문입니다.

입력 권한을 가진 사람이 승인까지 하면 통제가 무의미해집니다. 부서별로 조회 범위를 나누고, 금액 기준으로 승인선을 두는 방식이 일반적입니다. 펌뱅킹 계좌 권한은 이체 승인과 조회를 따로 두는 편이 안전합니다.

제품 문의 시에는 “권한을 역할 단위로 나눌 수 있는지, 개인 단위로만 지정되는지”를 함께 물어봅니다. 역할 단위가 아니면 사람이 바뀔 때마다 설정을 손봐야 합니다.

입력 전표·세금계산서 작성 권한. 실제로 만드는 사람에게.
조회 부서·기간·금액 범위로 나눔. 재무 외 부서에는 부분 공개가 일반적.
승인 금액 기준 승인선. 결재 라인과 시스템 권한을 일치시킨다.
이체 펌뱅킹 승인과 잔액 조회를 분리. 승인자와 조회자를 다르게.

위 네 층이 계약서 또는 관리자 매뉴얼에 글로 남아 있는지도 같은 질문입니다.

감사 로그

감사 로그에 남아야 하는 것

누가 언제 어떤 전표를 만들고, 고치고, 승인했는지가 남아야 합니다. 수정 이력이 남지 않으면 마감 뒤 정정 과정을 설명할 수 없습니다. 외부 감사 대응에서 가장 먼저 요청되는 자료가 이 로그입니다.

로그는 시스템 안에서 조회할 수 있어야 하고, 필요할 때 내보낼 수 있어야 합니다. 화면에서만 보이고 파일로 뽑을 수 없으면 감사인에게 넘기기 어렵습니다.

로그 항목 최소 조건

문서 종류와 번호, 계정, 시각
변경 전 값과 변경 후 값
승인자와 승인 시각의 분리 기록
로그 자체의 수정 불가 설정 여부

로그는 요청 시 파일로 내보낼 수 있어야 한다

데이터 보존 정책

보존 기간과 삭제

국내에서는 세법과 상법상 보존 기간이 정해져 있어 임의로 줄일 수 없습니다. 시스템이 이 기간을 기본값으로 갖고 있는지, 기간이 지난 자료를 어떻게 처리하는지 확인합니다.

삭제 요청이 들어왔을 때 어떤 절차를 거치는지도 정해 두어야 합니다. 보존 정책은 개인정보 처리방침과 별개로 관리됩니다. 회계 자료는 개인정보와 기준이 다르기 때문입니다.

설정 항목 문의에 넣을 질문

기본값 세법·상법 기준이 시스템 기본값으로 들어 있는가

연장·단축 법정 기간보다 짧게 설정할 수 있게 되어 있는가

만료 처리 기간이 지난 자료를 자동 삭제하는지, 수동인지

삭제 절차 삭제 요청의 승인 절차와 기록이 남는가

위 네 질문에 대한 답이 문서로 오는지, 구두로만 오는지도 확인 대상입니다.

내부 통제는 사고가 난 뒤가 아니라 도입 전에 문서로 남는다.

외부 위탁

외부 위탁과 데이터 위치

클라우드 회계는 데이터가 회사 밖 서버에 있다는 뜻입니다. 서버 위치, 백업 위치, 운영 인력의 접근 범위를 확인해야 합니다.

국내 제품과 글로벌 제품은 이 구조가 다릅니다. 어떤 제품이든 계약서에 데이터 처리 조항이 있는지, 위탁 사실이 문서로 남는지가 확인 항목입니다.

서버 위치

데이터가 어느 국가의 데이터센터에 저장되고 처리되는지 문서로 확인한다.

백업 위치

주 저장소와 백업 저장소가 같은 지역인지, 다른 지역인지에 따라 의미가 달라진다.

운영 인력 접근

공급사 내부 운영자가 고객 데이터에 접근할 수 있는지, 접근 시 기록이 남는지.

백업과 복구

백업 주기와 복구 절차를 물어보는 회사는 많지 않습니다. 하지만 실제로 필요한 순간은 사고가 난 뒤입니다.

담당자가 실수로 지운 전표 하나를 되살릴 수 있는지도 같은 질문입니다. 전체 복구만 가능한 시스템은 부분 복구에 시간이 더 걸립니다.

백업 주기 자동인지 수동인지, 하루 몇 회인지, 보관 기간이 얼마인지.
복구 요청 요청 경로, 응답 시간 약속이 계약서에 있는지.
복구 범위 전체 복구와 부분 복구 중 어디까지 가능한지.
단건 복구 전표 한 건만 되살리는 절차가 있는지, 별도 요청인지.

복구 테스트를 요청할 수 있는지가 실제 답을 가린다

통제 관점 요약

항목별로 무엇을 묻고, 무엇을 받아야 하는가

아래 카드는 위에서 정리한 항목을 통제 관점에서 다시 묶은 것입니다. 스크롤하면 차례로 쌓입니다. 각 카드의 마지막 줄은 그 항목에서 문의 답변이 갖춰야 할 최소 조건입니다.

권한이 사람이 아니라 역할에 붙어 있는가

개인 단위 지정만 가능한 시스템이면, 사람이 바뀔 때마다 설정이 남습니다. 역할 단위 조회 범위 분리 여부를 먼저 본다.

확인할 답변 형태

역할 목록과 부서별 조회 범위가 문서로 오는지

역할 기반이면 통제가 유지된다

로그를 파일로 넘길 수 있는가

감사인은 화면 캡처를 받지 않습니다. 기간을 지정해 내보낼 수 있어야 하고, 로그 자체를 수정할 수 없어야 합니다.

확인할 답변 형태

내보낼 수 있는 항목 목록과 보관 기간

내보내기가 안 되면 로그가 아니다

위탁 사실이 계약서에 남는가

서버 위치, 백업 위치, 운영 인력 접근 범위는 구두 설명이 아니라 조항으로 남아야 합니다.

확인할 답변 형태

데이터 처리 조항이 포함된 계약 초안

구두 답변은 통제 자료가 아니다

계정 생애주기

계정과 권한 변경 관리

직원이 입사하고 퇴사할 때 권한이 어떻게 바뀌는지가 통제의 실제 작동 지점입니다. 퇴사자 계정이 남아 있으면 그 자체가 위험입니다.

권한 변경 이력이 남는지, 변경 승인이 필요한지, 권한 검토를 정기적으로 하는지를 봅니다. 도입 후 이 절차를 문서로 남겨 두면 감사 대응이 짧아집니다.

담당자가 한 명뿐인 회사라면, 그 사람의 휴가 중에도 승인이 돌아가도록 대리 승인자를 미리 정해 두는 편이 좋습니다.

입사

역할 단위로 부여하고, 개인별 예외 권한은 별도 승인 기록을 남긴다.

부서 이동

이전 부서 권한이 남는 경우가 많다. 변경 시점에 회수까지 함께 처리한다.

퇴사

계정 비활성화와 권한 회수를 같은 날 처리하고, 처리 기록을 남긴다.

정기 검토

분기 또는 반기마다 권한 목록을 대조해 불필요한 권한을 줄인다.

체크리스트로 쓰는 방법

질문 목록으로 바꿔 문의에 넣는다

제품 검토 중이면 위 항목을 질문 목록으로 만들어 문의에 넣는 편이 좋습니다. 답이 문서로 오는지, 구두로만 오는지도 확인 대상입니다.

답이 없는 항목은 도입 후에도 없을 가능성이 높습니다. 이 페이지의 항목은 모두 같은 방식으로 질문할 수 있게 적었습니다.

문의에 그대로 옮길 질문

1 조회·입력·승인 권한을 역할 단위로 나눌 수 있습니까?
2 생성·수정·승인 이력을 기간 지정해 파일로 내보낼 수 있습니까?
3 보존 기간이 법정 기준으로 기본 설정되어 있습니까?
4 데이터와 백업이 저장되는 위치를 계약서에서 확인할 수 있습니까?
5 전표 한 건만 되살리는 부분 복구 절차가 있습니까?
6 퇴사자 계정 비활성화가 시스템 안에서 기록됩니까?

답이 문서로 오지 않으면, 그 항목은 도입 후에도 문서가 없을 가능성이 크다

자주 묻는 질문

세 가지만 먼저 확인한다면

감사 로그는 어디까지 남아야 하나?

전표 생성, 수정, 승인 이력이 남아야 합니다. 누가 언제 했는지 조회할 수 있어야 하고, 필요할 때 내보낼 수 있어야 합니다. 외부 감사에서 가장 먼저 요청되는 자료입니다.

클라우드 회계에서 데이터는 어디에 있나?

제품마다 다릅니다. 서버 위치, 백업 위치, 운영 인력 접근 범위를 계약 전에 확인하는 편이 좋습니다. 위탁 사실이 문서로 남는지도 함께 봅니다.

퇴사자 계정은 어떻게 관리하나?

권한 변경 절차와 이력이 시스템에 남아야 합니다. 정기적으로 권한 목록을 검토하는 절차를 두면 퇴사자 계정이 남는 문제를 줄일 수 있습니다.

이어서 볼 곳

여덟 개의 칸, 답은 우리 회사가 정한다

문의 답변에 이 페이지 항목이 빠져 있다면, 해당 항목은 다시 확인하는 편이 좋습니다. 답변을 문서로 받아 두면 도입 이후 권한 검토나 감사 대응이 짧아집니다.